KPI – Recruiting ist gut, Kontrolle ist besser.

Heute wirds ein bisschen technischer. Von Key Performance Indicators (KPI) wird die Rede sein, also essentiellen Kennzahlen, um die Effizienz von Maßnahmen im Bereich des Recruitings zu messen. In den letzten Jahren habe ich mich des Öfteren mit Unternehmern und Personalern über dieses Thema ausgetauscht. Erstaunt hat mich dann doch immer wieder, wie unterschiedlich der Wissensstand bei vielen ist, manche sind auch schlicht überfordert. Eine rezente Studie, auf die ich neulich gestoßen bin, hat dann meine Vermutung bestätigt. Zwar wissen viele Recruiter über die Bedeutung der KPIs Bescheid, aber nur bescheidene 7% bezeichnen sich selbst als wirklich fit auf diesem Gebiet – Recruiter in Unternehmen wohl gemerkt, bei externen Profis siehts naturgemäß anders aus.

Wozu KPIs? Ganz einfach: es geht um (verschwendete) Zeit und (zu hohe) Kosten. Die Vielfalt an Kommunikationskanälen ist heute größer denn je, man denke allein nur an Social Media und diverse Job-Portale. Welcher Kanal nun wie performt wird zu einer immer größeren Challenge, die Möglichkeiten potenzieren sich, die Wahrscheinlichkeiten falsch zu interpretieren ebenso.

Ausgangspunkt sollte immer die Frage wein, was man eigentlich herausfinden möchte, die Zieldefinition also. Dementsprechend kann man bei der Messung der Recruiting-KPIs unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Ein Klassiker ist der Bewerbungsprozess an sich, da bieten sich dann Time-to-hire oder Cost-per-hire als valide Kennzahlen an. Darüber hinaus gibt es aber eine Fülle an Kennzahlen – Tendenz steigend –, die noch mehr Licht ins Dunkel bringen können.

Time-to-Hire (= Time-to-Fill)

Das ist die Zeit, die von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Besetzung der Stelle vergeht. Eine lange TtH deutet auf lange Bewerbungsprozesse hin, ein Grund genauer hinzusehen, da ja auch gilt: Zeit ist Geld.

• Sind Ihre Stellenanzeigen relevant und aufmerksamkeitsstark?

• Wurden die richtigen Kanäle eingesetzt?

• Wie ist der Bewerbungsprozess: einfach oder kompliziert?

• Gehen insgesamt genug Bewerbungen ein und wer schafft es unter welchen Rahmenbedingungen in die Endrunde?

Aufschlussreiche Antworten auf diese Fragen erhalten Sie, wenn Sie diesen KPI mit anderen verknüpfen, insbesondere mit der Channel Effectiveness, der Quality-of-Hire oder der Candidate Satisfaction.

Channel Effectiveness

Damit lässt sich gut messen, welcher Recruiting-Kanal gut performt und welcher weniger. Online-Tracking der einzelnen Kampagnen ist da der Schlüssel zum Erfolg. Es verschafft einen guten Überblick, wie oft eine Anzeige auf bestimmten Kanälen aufgerufen wurde. Mehr noch: nicht nur das Aufrufen wird getrackt sondern auch, ob der „Bewerben“-Button gedrückt wurde, was ja das Entscheidende ist. Falls das Delta zwischen beiden Faktoren zu groß ist, könnte das darauf hindeuten, dass Sie die falsche Zielgruppe anvisieren.

Quality-of-Hire

Dabei wird festgestellt, ob und inwieweit ein neu eingestellter Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum zum Erfolg des Unternehmens beigetragen hat. Die Grundlage bildet die gemessene Leistung, was wiederum Rückschlüsse über die Qualität des Recruitings zulässt. Hohe QoH bedeutet demnach effizientes Recruiting, genau die Kandidaten wurden erreicht, die es zu erreichen galt. Der „Streuverlust“ hat sich in Grenzen gehalten. In Kombination mit der Channel Effektiveness lässt sich nun gut herausfinden, welcher Kandidat über welchen Kanal in den Bewerbungsprozess gelangt ist.

Candidate Satisfaction

Das Maß, wie ein Kandidat den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens erfasst und bewertet. Je besser also die Candidate Satisfaction, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber beim Bewerbungsprozess nicht aus Frustration abspringen. Nicht zu unterschätzen ist auch der Word-of-mouth-Effekt, wie also ein Kandidat über ihr Unternehmen mit anderen spricht und damit zum Multiplikator wird – positiv oder negativ. In Zeiten der Sozialen Medien ein Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. Messen lässt sich dieser KPI am Besten durch Feedback-Erhebungen nach Bewerbungsgesprächen, durch Online-Umfragen innerhalb einer genau definierten Zielgruppe und durch Jobbewertungskanäle, wo Bewerber oft angstfrei und authentisch ihre Meinung kommunizieren.

Time-to-Interview

Da geht’s um die Zeit von der Ausschreibung einer offenen Position bis zum Kennenlerngespräch. Daran lässt sich gut die Geschwindigkeit Ihres Bewerbungsprozesses messen, aber auch die Candidate Experience wird dadurch beeinflusst. Eine relativ schnelle Einladung erzeugt beispielsweise einen positiven Eindruck. Als Faustregel gilt: nach spätestens rund zwei Wochen sollte der Response erfolgen, das wird als wertschätzend erlebt und führt im Verbund mit anderen Faktoren zu einer positiven Candidate Experience.

Absagequote

Auch das ist ein wichtiger Indikator, ob Sie überhaupt mit der richtigen Zielgruppe sprechen. Denn ist die Quote hoch und zu viele Kandidaten erfüllen nicht die Mindestanforderungen, werden die falschen Kandidaten ins Visier genommen. Weil vielleicht der Kanal nicht der richtige ist oder aber die Stellenanforderungen nicht zureichend ausformuliert sind.

Cost-per-Hire

Ein gern verwendeter KPI, zeigt er doch recht klar die Kosten, die im Schnitt für die Besetzung eines Jobs entstehen. Ein guter Indikator also für die Performancekraft der Maßnahmen. Berechnet wird er aus der Summe der internen und externen Recruiting-Kosten, die durch die Anzahl der Neueinstellungen geteilt wird. Übrigens: der CoH ist auch ein guter Richtwert für das künftige Recruiting-Budget.

Frühfluktuation

Wenn Sie wissen wollen, wie viele Mitarbeiter bereits kurz nach ihrer Einstellung (noch vor Ende der Einarbeitung) das Unternehmen wieder verlassen, dann gibt Ihnen dieser KPI Aufschluss darüber. Eine starke Fluktuation bedeutet klarerweise hohe Kosten. In diesem Fall sollten Sie sich Ihre Onboarding-Prozesse mal genauer ansehen, da liegt oft die Fehlerquelle, denn neue Mitarbeiter werden nicht genug motiviert und frühzeitig an Ihr Unternehmen gebunden.

Cost-of-Vacancy

Was kostet Sie eine unbesetzte Vakanz? Die CoV verrät es Ihnen. Dabei geht man davon aus, dass ein Mitarbeiter einen messbaren Anteil des Firmenumsatzes erwirtschaftet. Dieser Umsatzanteil würde dem Unternehmen fehlen, wenn die entsprechende Stelle unbesetzt bliebe. Die Berechnung ist wie folgt: das Jahresgehalt des betreffenden Mitarbeiters wird durch die Anzahl der Arbeitstage eines Jahres geteilt.

Das Gehalt pro Arbeitstag wird dann je nach wirtschaftlicher Bedeutung der Stelle mit dem Faktor 1, 2 oder 3 und danach mit der Anzahl der Tage multipliziert, die es dauert, die Position neu zu besetzen. Je höher ein Mitarbeiter in der Hierarchie steht, umso höher werden natürlich die CoV.

Fazit: ohne KPIs geht es nicht. Sie geben sehr gut und treffsicher Aufschluss darüber, wie wirksam die Maßnahmen rund um Ihren Bewerbungsprozess sind. Eines darf man auch nicht vergessen: jede Kennzahl ist nur so gut, wie sie zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verwendet wird – und wie sie mit anderen KPIs in Verbindung gesetzt wird. Genau da liegt nämlich die Expertise – oder eben nicht. Schließlich ist jedes Instrument nur so gut wie derjenige, der es einsetzt.

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